Fällt der Chef kurzfristig wegen Krankheit oder Unfall aus, ist die Existenz des Unternehmens bedroht. Ein Notfallplan kann daher nicht früh genug erstellt werden.

Knapp 11 Fehltage hatte jeder Arbeitnehmer 2017 im Durchschnitt. Doch was ist, wenn nicht ein Mitarbeiter ausfällt, sondern der Chef selbst? Kurzfristig – aber vielleicht für länger?

Handlungsunfähigkeit kann sich auf mehreren Ebenen ereignen: Unfall, eine akute Erkrankung, Burnout oder sogar plötzlicher Tod. Selbst wenn es nicht der schlimmste Fall ist: Ein gebrochenes Bein, ein Bandscheibenvorfall oder, immer stärker, psychische Erkrankungen   können ein Unternehmen – und damit auch die Mitarbeiter – führungslos machen und damit in seiner Existenz bedrohen, wenn der Inhaber für diesen Fall nicht vorgesorgt hat. Aufträge können verloren gehen, Kunden abspringen, schlimmstenfalls droht sogar die Insolvenz.

Wer im Krankenbett liegt und erst in dieser Ausnahmesituation über Stellvertreter und Notfallplanung nachdenkt, wird wahrscheinlich Probleme bekommen.

Jugend schützt dabei vor Berufsunfähigkeit nicht. Die unter 40-Jährigen sind körperlich fitter als Menschen älter als 50, die fast drei Mal so oft aufgrund von Herz-Kreislauf-Erkrankungen ausfallen. Bei psychischen Erkrankungen und Nervenerkrankungen sieht das jedoch anders aus. Bei den Jüngeren sind diese Erkrankungen in 34 Prozent der Fälle ursächlich für eine Berufsunfähigkeit – bei den Älteren nur bei 27 Prozent.

Was jeder Unternehmer – unabhängig vom Alter – in seinem Notfallplan daher unbedingt haben sollte, ist eine Vertretungsregelung. Darin sind Vertreter für alle Schlüsselpositionen im Unternehmen definiert, die über die notwendige Fachkompetenz verfügen, um die Geschäftsführung zu übernehmen. Wichtig: Diese Personen müssen dann auch die Vollmachten dafür haben, den Inhaber rechtlich zu vertreten. Dazu gehören zum Beispiel Bankvollmacht (über den Tod hinaus), Handlungsvollmacht, Generalvollmacht oder Betreuungsverfügung.

Der Geschäftsbetrieb muss aber auch dann weiterlaufen, wenn der Chef aktuell nicht oder nur eingeschränkt handlungsfähig ist. Dazu brauchen Vertreter die Möglichkeit, Einblick zu nehmen in Auftragsbestand und Außenstände, Absprachen mit Kunden und Lieferanten und sie müssen eine Übersicht über die wichtigsten Geschäftspartner haben. Auch sollte geregelt sein, wo wichtige Passwörter, Verträge, Adressen und Kontakte hinterlegt sind, damit sie ein potenzieller Stellvertreter beziehungsweise Nachfolger auch finden und verwenden kann.

Das gleiche gilt für wichtige Unterlagen: Handelsregister- und Grundbuchauszüge, Jahresabschlüsse und Mietverträge, Bankverbindungen und Versicherungen sowie eine Übersicht über wichtige externe Berater (Steuerberater, Rechtsanwalt, Notar), sollten sicher verwahrt, aber im Notfall verfügbar sein, wenn auch vielleicht erst einmal nur in Kopie.

Ein Thema, das viele gern aufschieben, ist das Testament. Doch zu den grundlegenden Vorkehrungen gehört, eines anzufertigen. „Wer als Unternehmer über ein Testament nachdenkt, muss immer verschiedene Fälle im Blick haben“, sagt Professor Dr. Peter Lüdemann, Rechtsanwalt/Steuerberater bei LWP Lüdemann Wildfeuer und Partner. Dazu gehört der Blick auf den Unternehmer als Unternehmer, aber auch auf den Privatmenschen.

Dabei sollte das Testament aktuell sein, nicht älter als drei bis fünf Jahre. „Viele haben keines. Und wenn sie eins haben, dann das falsche“, weiß Lüdemann aus Erfahrung.

Der Rechtsanwalt und Steuerberater verweist darauf, dass der letzte Wille stets verschiedene Szenarien berücksichtigen muss. Lüdemann: „Was ist zum Beispiel, wenn ich in meinem Notfallplan Familienangehörige als meine Nachfolger bestimme und diese Personen alle bei einem Flugzeugabsturz ums Leben kommen?“

So sollte man bei seinem Testament stets einen spezialisierten Rechtsanwalt zu Rate ziehen. Dabei reicht es auch nicht, das Testament über einen Notar anzufertigen, auch wenn das zu empfehlen ist. Lüdemann: „Der Notar achtet darauf, dass das Dokument inhaltlich und formell korrekt ist. Der Rechtsanwalt berät als Experte.“

Zum Testament gehöre auch, einen Testamentsvollstecker in der Satzung des Unternehmens zu bestimmen. Dieser sollte eine Warteposition innehaben oder im Falle eines Falles zum Geschäftsführer bestellt werden, um bei einem unvorhergesehenen Engpass die Handlungsfähigkeit des Unternehmens aufrechterhalten zu können.

Darüber hinaus können im Testament auch rechtliche und wirtschaftliche Fragen geregelt werden. Was ist mit den Kosten des Erbfalls? Ist die Erbschaftsteuer eingeplant? Können Pflichtteile außerhalb des Unternehmensvermögens geregelt werden?

Schließlich sollte der Unternehmer auch für den Fall Vorsorge treffen, dass er aus gesundheitlichen Gründen nie mehr die Firma leiten kann. (Risiko-)Lebensversicherung, Berufsunfähigkeits­versicherung und Unfallversicherung decken den privaten Bereich des Unternehmers ab. Für den Unternehmensaspekt gilt: „Vorsorgevollmacht und Patientenverfügung sind dabei ein Muss“, so Lüdemann.

• Mit einer Vorsorgevollmacht bevollmächtigt man nach deutschem Recht eine andere Person, im Falle einer Notsituation alle oder bestimmte Aufgaben für den Vollmachtgeber zu erledigen. Dies setzt ein uneingeschränktes persönliches Vertrauen zum Bevollmächtigten voraus und sollte nicht leichtfertig erteilt werden.
• Eine Patientenverfügung legt fest, welche medizinischen Maßnahmen vorgenommen werden sollen und welche nicht – für den Fall, dass man seinen Willen nicht mehr erklären kann. Die Verfügung steht zumeist im Zusammenhang mit der Verweigerung lebensverlängernder Maßnahmen.

Wichtiger PDF-Download: Checkliste: Notfallplan