Fällt die Chefin oder der Chef kurzfristig wegen Krankheit oder Unfall aus, ist die Existenz des Unternehmens bedroht. Ein Notfallplan kann daher nicht früh genug erstellt werden.

Durchschnittlich 11,2 Tage fehlte jeder Arbeitnehmer im Jahr 2020. Doch was, wenn nicht eine Mitarbeiterin oder Mitarbeiter ausfällt, sondern die Chefin oder der Chef selbst? Kurzfristig – aber vielleicht für länger?

Handlungsunfähigkeit kann viele Ursachen haben: Unfall, eine akute Erkrankung, Burn-out oder sogar plötzlicher Tod. Selbst wenn es nicht der schlimmste Fall ist: Ein gebrochenes Bein, ein Bandscheibenvorfall oder immer stärker psychische Erkrankungen können ein Unternehmen – und damit auch die Mitarbeiter:innen – führungslos machen und damit in seiner Existenz bedrohen. Es können Aufträge verloren gehen oder Kunden abspringen. Schlimmstenfalls droht sogar die Insolvenz, wenn die Firmenleitung für diesen Fall nicht vorgesorgt hat.

Wer schon im Krankenbett liegt und erst dann über Stellvertreter:innen und Notfallplanung nachdenkt, wird wahrscheinlich Probleme bekommen.

Jugend schützt dabei vor Berufsunfähigkeit nicht. Die unter 40-Jährigen sind körperlich fitter als Menschen älter als 50, die fast drei Mal so oft aufgrund von Herz-Kreislauf-Erkrankungen ausfallen. Bei psychischen Erkrankungen und Nervenerkrankungen sieht das jedoch anders aus. Bei den Jüngeren sind diese Erkrankungen in 34 Prozent der Fälle ursächlich für eine Berufsunfähigkeit – bei den Älteren nur bei 27 Prozent.

Was alle Unternehmer:innen – unabhängig vom Alter – in ihren Notfallplan aufnehmen sollten, ist eine Vertretungsregelung. Darin sind Vertreter:innen für alle Schlüsselpositionen im Unternehmen definiert, die über die notwendige Fachkompetenz verfügen, um die Geschäftsführung zu übernehmen. Wichtig: Diese Personen müssen dann auch die Vollmachten dafür haben, die Inhaberin oder den Inhaber rechtlich zu vertreten. Dazu gehören zum Beispiel Bankvollmacht (über den Tod hinaus), Handlungsvollmacht, Generalvollmacht oder Betreuungsverfügung.

Der Geschäftsbetrieb muss auch dann weiterlaufen, wenn die Chefin oder der Chef aktuell nicht oder nur eingeschränkt handlungsfähig ist. Dazu brauchen Vertreter:innen Einblick in Auftragsbestand und Außenstände, Absprachen mit Kunden und Lieferanten und sie müssen eine Übersicht über die wichtigsten Geschäftspartner haben. Auch sollte geregelt sein, wo wichtige Passwörter, Verträge, Adressen und Kontakte hinterlegt sind, damit sie potenzielle Stellvertreter:innen beziehungsweise Nachfolger:innen auch finden und verwenden können.

Das Gleiche gilt für wichtige Unterlagen: Handelsregister- und Grundbuchauszüge, Jahresabschlüsse und Mietverträge, Bankverbindungen und Versicherungen sowie eine Übersicht über wichtige externe Berater:innen (Steuerberater:innen, Rechtsanwält:innen, Notarinnen und Notare) sollten sicher verwahrt, aber im Notfall verfügbar sein, wenn auch zunächst nur in Kopie.

Ein Thema, das viele gern aufschieben, ist das Testament. Doch es gehört zu den grundlegenden Vorkehrungen, eines anzufertigen. „Wer als Unternehmer:in über ein Testament nachdenkt, muss immer verschiedene Fälle im Blick haben“, sagt Professor Dr. Peter Lüdemann, Rechtsanwalt/Steuerberater bei LWK Lüdemann Wildfeuer Knechtskern. Dazu gehört der Blick auf die Hinterlasserin oder den Hinterlasser als Unternehmer:in, aber auch auf den Privatmenschen.

Dabei sollte das Testament aktuell sein, nicht älter als drei bis fünf Jahre. „Viele haben keines. Und wenn sie eins haben, dann das falsche“, weiß Lüdemann aus Erfahrung.

Der Rechtsanwalt und Steuerberater verweist darauf, dass der letzte Wille stets verschiedene Szenarien berücksichtigen muss. Lüdemann: „Was ist zum Beispiel, wenn ich in meinem Notfallplan Familienangehörige als meine Nachfolger:innen bestimme und diese Personen alle bei einem Flugzeugabsturz ums Leben kommen?“

So sollte man bei seinem Testament stets spezialisierte Rechtsanwält:innen zurate ziehen. Dabei reiche es nicht, das Testament über eine Notarin oder einen Notar anzufertigen, auch wenn das zu empfehlen ist. Lüdemann: „Notar:innen achten lediglich darauf, ob das Dokument inhaltlich und formell korrekt ist. Rechtsanwält:innen beraten als Expert:innen.“

Zum Testament gehöre auch, Testamentsvollstrecker:innen in der Satzung des Unternehmens zu bestimmen. Diese sollten eine Warteposition innehaben oder im Falle eines Falles zu Geschäftsführer:innen bestellt werden, um bei einem unvorhergesehenen Engpass die Handlungsfähigkeit des Unternehmens aufrechtzuerhalten.

Darüber hinaus können im Testament auch rechtliche und wirtschaftliche Fragen geregelt werden. Was ist mit den Kosten des Erbfalls? Ist die Erbschaftsteuer eingeplant? Können Pflichtteile außerhalb des Unternehmensvermögens geregelt werden?

Schließlich sollten Unternehmer:innen auch für den Fall Vorsorge treffen, dass sie aus gesundheitlichen Gründen nie mehr die Firma leiten können. (Risiko-) Lebensversicherung, Berufsunfähigkeitsversicherung und Unfallversicherung decken den privaten Bereich der Unternehmerin oder des Unternehmers ab. Für den Unternehmensaspekt gilt: „Vorsorgevollmacht und Patientenverfügung sind dabei ein Muss“, so Lüdemann.

• Mit einer Vorsorgevollmacht bevollmächtigt man eine andere Person im Falle einer Notsituation alle oder bestimmte Aufgaben für die Vollmachtgeberin oder den Vollmachtgeber zu erledigen. Dies setzt ein uneingeschränktes persönliches Vertrauen zur bevollmächtigten Person voraus und sollte nicht leichtfertig erteilt werden.
• Eine Patientenverfügung legt fest, welche medizinischen Maßnahmen vorgenommen werden sollen und welche nicht – für den Fall, dass man seinen Willen nicht mehr erklären kann. Die Verfügung steht zumeist im Zusammenhang mit der Verweigerung lebensverlängernder Maßnahmen.

Wichtiger PDF-Download: Checkliste: Notfallplan