Schluss mit Fehlern im Dokumentengeschäft

Schluss mit Fehlern im Dokumentengeschäft.

Wie Sie Fehler vermeiden können.

Warum Sie diesen Artikel lesen sollten:
Von der Beschreibung der Ware bis zum Namen und der korrekten Adresse des Geschäftspartners: Im Dokumentengeschäft zählt jedes Detail.

Die Lage im Zielland ist schwierig, der neue Lieferant unbekannt, die Währung schwankt: Ein Unternehmer, der in so einem Umfeld Handel treibt, ist gut beraten, seine Geschäfte abzusichern. Doch die beste Absicherung nützt nichts, wenn beim Erstellen der Dokumente Fehler gemacht wurden.

Das Akkreditiv beispielsweise ist ein traditionelles Instrument, um internationale Transaktionen abzusichern – und dies bereits seit Jahrhunderten. Beim Letter of Credit (L/C) oder Akkreditiv übernimmt die Hausbank des Importeurs ein abstraktes Zahlungsversprechen. Das Institut überweist dann den vereinbarten Betrag, sobald ihm die im Akkreditiv vereinbarten Dokumente fehlerfrei vorliegen und alle Bedingungen daraus erfüllt sind.

In der Praxis erfüllen eine Vielzahl von Akkreditivdokumenten aufgrund formaler oder inhaltlicher Fehler nicht ihren Sicherungszweck.“
Helga Schwanke
Leiterin Trade Finance Sales & Services bei der HypoVereinsbank

So kann der Exporteur sicher sein, dass sein Geld für das Projekt oder den Auftrag termingerecht auf dem Konto eingeht. Die Liquidität wird planbar. So weit die Theorie.

„In der Praxis erfüllen eine Vielzahl von Akkreditivdokumenten aufgrund formaler oder inhaltlicher Fehler nicht ihren Sicherungszweck", warnt Helga Schwanke, Leiterin Global Transaction Banking Germany, Trade Finance Sales & Services, HypoVereinsbank (HVB). Im Extremfall entscheidet dann der Goodwill des Kunden im Ausland, ob die Zahlung erfolgt.

Jedes Detail zählt.

Es ist von hoher Bedeutung, die Qualitätsstandards bei den Dokumenten sicherzustellen – die so genannte Dokumentenstrenge. Anlass genug für jeden Firmenchef, auf jedes Detail zu achten und die Dokumentenmanager im Unternehmen für einen sicheren Umgang mit Akkreditiven, Garantien und Co. zu schulen. Nur so kann das Unternehmen sicher und erfolgreich exportieren und importieren.

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Qualität im Dokumentengeschäft - 4 Schritte für mehr Sicherheit.

Unternehmer, die ihre Dokumente verbessern und somit ihr Ausfallrisiko minimieren wollen, sollten auf einige Dinge achten.
1. Erst zum Berater

Der erste Vertrag mit Geschäftspartnern jenseits der deutschen Grenzen sollte nie ohne die Expertise von Beratern geschlossen werden. Die Außenhandelskammern unterstützen. Aber auch die Experten der Hausbank sollten frühzeitig involviert werden. Mitunter vereinbaren Unternehmer Einzelheiten, die sie nicht erfüllen können. Dann können sie sich ihr Geld sparen. Denn Änderungen im Nachhinein sind nicht immer möglich.

2. Nie ohne Fachkraft im Unternehmen

Die Sachbearbeiter im Unternehmen brauchen in der Regel drei Jahre, bis sie sich in die Details des Außenhandels eingearbeitet haben. Danach beginnt die Phase der Erfahrungen. Zumindest ein Mitarbeiter im Unternehmen sollte das notwendige Know-how mitbringen. Andernfalls: externe Experten miteinbinden.

3. Klauseln prüfen

Wer eigene Formulierungen wählt, sollte die Konditionen und Bedingungen vorab nochmals genau durchchecken. Tipp: Einige Banken offerieren Standardformulierungen und Mustervorlagen, mit denen sich Unternehmer auf der sicheren Seite bewegen.

4. Fristen einhalten, gegebenenfalls verlängern

Zeichnet es sich ab, dass Fristen nicht eingehalten werden können – und das kommt häufiger vor –, nimmt der Unternehmer am besten direkt Kontakt mit der Bank auf. Verlängerungen sind dann oft noch möglich. Andernfalls droht ein Zahlungsverzug oder gar Zahlungsausfall.

Kompetenz kommt nicht von allein.

Weiterbildung und Unterstützung:
Gesetze und Vorschriften ändern sich, ebenso wie Gebühren, politische und wirtschaftliche Rahmenbedingungen im Partnerland. Die Außenhandels-Sachbearbeiter im Unternehmen müssen sich daher up to date halten. Informationsquellen sind beispielsweise Außenhandelskammern, Fachanwälte, aber auch Trade-Finance-Spezialisten von Banken. So unterstützen beispielsweise die Experten der HypoVereinsbank durch ein breites Angebotsspektrum: von Newslettern und Mustertexten über aktive Beratung und bei Bedarf einem Dokumentencheck bis hin zu Workshops im Unternehmen zusammen mit den für Dokumente zuständigen Sachbearbeitern.

Kunden schätzen vereinfachtes Verfahren.

„Bei Rechnungen, der Packliste oder bei einem einfachen Versandnachweis kann das vereinfachte, elektronische Verfahren verwendet werden“, sagt die Expertin. Die HVB gehört zu den ersten Banken, die dieses Instrument anbieten.

Unternehmer schätzen diesen Rundum-Service. „93 Prozent unserer Kunden würden uns weiterempfehlen. Das ist das Ergebnis unserer Zufriedenheitsbefragung unter fast 500 Kunden“, sagt Schwanke. Für sie begründet sich das gute Feedback in dem umfangreichen Service, den die HVB für Unternehmen und deren Mitarbeiter biete. „Einen großen Anteil an der Kundenzufriedenheit haben aber auch unsere Mitarbeiter, die vor Ort den wichtigen, persönlichen Kontakt zu unseren Kunden pflegen.“

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