Erfolg durch Qualität im Dokumentengeschäft

Erfolg durch Qualität im Dokumentengeschäft.

Wie Sie Fehler vermeiden.

Warum Sie diesen Artikel lesen sollten:
Von der Beschreibung der Ware bis zum Namen und der korrekten Adresse der Geschäftspartner:innen: Im Dokumentengeschäft zählt jedes Detail.

Allzu oft stochern Unternehmen im Nebel: Die Lage im Zielland ist unübersichtlich, die neuen Lieferant:innen unbekannt, die Währung schwankt: Unternehmen, die in so einem komplexen Umfeld Handel treiben, sind gut beraten, ihre Geschäfte abzusichern. Doch die beste Absicherung nützt nichts, wenn sie beim Erstellen der Dokumente Fehler machen.

Das Akkreditiv beispielsweise ist ein traditionelles Instrument, um internationale Transaktionen abzusichern – und dies bereits seit Jahrhunderten. Beim Letter of Credit (L/C) oder Akkreditiv übernimmt die Hausbank der Importeur:innen ein abstraktes Zahlungsversprechen. Das Institut überweist dann den vereinbarten Betrag, sobald ihm die im Akkreditiv vereinbarten Dokumente fehlerfrei vorliegen und alle Bedingungen daraus erfüllt sind.

Helga Schwanke-Grunge

"In der Praxis erfüllen eine Vielzahl von Akkreditivdokumenten aufgrund formaler oder inhaltlicher Fehler nicht ihren Sicherungszweck."

Helga Schwanke-Grunge
Leiterin Trade Finance Operations bei der HypoVereinsbank (HVB)

So können Exporteur:innen sicher sein, dass ihr Geld für das Projekt oder den Auftrag termingerecht auf dem Konto eingeht. Die Liquidität wird planbar. So weit die Theorie.

„In der Praxis erfüllen eine Vielzahl von Akkreditivdokumenten aufgrund formaler oder inhaltlicher Fehler nicht ihren Sicherungszweck", warnt Helga Schwanke-Grunge, Leiterin Global Transaction Banking Germany, Trade Finance Operations, HypoVereinsbank (HVB). Im Extremfall entscheidet dann der Goodwill der Kund:innen im Ausland, ob die Zahlung erfolgt.

Jedes Detail zählt.

Es ist von hoher Bedeutung, die Qualitätsstandards bei den Dokumenten sicherzustellen – die so genannte Dokumentenstrenge. Anlass genug für Firmenchef:innen, auf jedes Detail zu achten und die Dokumentenmanager:innen im Unternehmen für einen sicheren Umgang mit Akkreditiven, Garantien und Co. zu schulen. Nur so kann das Unternehmen sicher und erfolgreich exportieren und importieren.

Kontakt International Business

Sie möchten mehr über das Dokumentengeschäft erfahren?

Wir sind Ihr Sparrings-Partner, der die Fallstricke der weltweiten Märkte versteht. Vereinbaren Sie direkt einen Termin mit unseren Expert:innen für Unternehmenskund:innen und profitieren Sie von unserer persönlichen Beratung.

Qualität im Dokumentengeschäft - 4 Schritte für mehr Sicherheit.

Unternehmen, die ihre Dokumente verbessern und somit ihr Ausfallrisiko minimieren wollen, sollten auf einige Dinge achten.
1. Erst zu Beratung

Der erste Vertrag mit Geschäftspartner:innen jenseits der deutschen Grenzen sollte nie ohne die Expertise von Berater:innen geschlossen werden. Die Außenhandelskammern unterstützen. Aber auch die Expert:innen der Hausbank sollten frühzeitig involviert werden. Mitunter vereinbaren Unternehmen Einzelheiten, die sie nicht erfüllen können. Dann können sie sich ihr Geld sparen. Denn Änderungen im Nachhinein sind selten möglich.

2. Nie ohne Fachkraft im Unternehmen

Sachbearbeiter:innen im Unternehmen brauchen in der Regel drei Jahre, bis sie sich in die Details des Außenhandels eingearbeitet haben. Erst dann haben sie genug Erfahrung, um sicher im Thema zu sein. Zumindest ein:e Mitarbeiter:in im Unternehmen sollte das notwendige Know-how mitbringen. Andernfalls: externe Expert:innen miteinbinden.

3. Klauseln prüfen

Wer eigene Formulierungen wählt, sollte die Konditionen und Bedingungen vorab nochmals genau durchchecken. Tipp: Einige Banken offerieren Standardformulierungen und Mustervorlagen, mit denen sich Unternehmen auf der sicheren Seite bewegen.

4. Fristen einhalten, gegebenenfalls verlängern

Zeichnet es sich ab, dass Fristen nicht eingehalten werden können – und das kommt häufiger vor –, nimmt das Unternehmen am besten direkten Kontakt mit der Bank auf. Verlängerungen sind dann oft noch möglich. Andernfalls droht ein Zahlungsverzug oder gar Zahlungsausfall.

Kompetenz kommt nicht von allein.

Weiterbildung und Unterstützung:
Gesetze und Vorschriften ändern sich, ebenso wie Gebühren, politische und wirtschaftliche Rahmenbedingungen im Partnerland. Außenhandels-Sachbearbeiter:innen im Unternehmen müssen sich daher up to date halten. Informationsquellen sind beispielsweise Außenhandelskammern, Fachanwält:innen, aber auch Trade-Finance-Spezialist:innen von Banken. So unterstützen beispielsweise die Expert:innen der HypoVereinsbank durch ein breites Angebotsspektrum: von Newslettern und Mustertexten über aktive Beratung und bei Bedarf einem Dokumentencheck bis hin zu Workshops im Unternehmen zusammen mit den für Dokumente zuständigen Sachbearbeiter:innen.

Sie haben eine Frage? Wir stehen Ihnen zur Verfügung.
+49 89 378 499 99
Montag bis Freitag: 9 – 17 Uhr