Fehlervermeidung: Erfolg durch Qualität im Dokumentengeschäft.
Wie Sie Fehler vermeiden.
Allzu oft stochern Unternehmen im Nebel: Die Lage im Zielland ist unübersichtlich, die neuen Lieferant:innen unbekannt, die Währung schwankt: Unternehmen, die in so einem komplexen Umfeld Handel treiben, sind gut beraten, ihre Geschäfte abzusichern. Doch die beste Absicherung nützt nichts, wenn sie beim Erstellen der Dokumente Fehler machen.
Das Akkreditiv beispielsweise ist ein traditionelles Instrument, um internationale Transaktionen abzusichern – und dies bereits seit Jahrhunderten. Beim Letter of Credit (L/C) oder Akkreditiv übernimmt die Hausbank der Importeur:innen ein abstraktes Zahlungsversprechen. Das Institut überweist dann den vereinbarten Betrag, sobald ihm die im Akkreditiv vereinbarten Dokumente fehlerfrei vorliegen und alle Bedingungen daraus erfüllt sind.
"In der Praxis erfüllen eine Vielzahl von Akkreditivdokumenten aufgrund formaler oder inhaltlicher Fehler nicht ihren Sicherungszweck."
Leiterin Trade Finance Operations bei der HypoVereinsbank (HVB)
So können Exporteur:innen sicher sein, dass ihr Geld für das Projekt oder den Auftrag termingerecht auf dem Konto eingeht. Die Liquidität wird planbar. So weit die Theorie.
„In der Praxis erfüllen eine Vielzahl von Akkreditivdokumenten aufgrund formaler oder inhaltlicher Fehler nicht ihren Sicherungszweck", warnt Helga Schwanke-Grunge, Leiterin Global Transaction Banking Germany, Trade Finance Operations, HypoVereinsbank (HVB). Im Extremfall entscheidet dann der Goodwill der Kund:innen im Ausland, ob die Zahlung erfolgt.
Es ist von hoher Bedeutung, die Qualitätsstandards bei den Dokumenten sicherzustellen – die so genannte Dokumentenstrenge. Anlass genug für Firmenchef:innen, auf jedes Detail zu achten und die Dokumentenmanager:innen im Unternehmen für einen sicheren Umgang mit Akkreditiven, Garantien und Co. zu schulen. Nur so kann das Unternehmen sicher und erfolgreich exportieren und importieren.
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Qualität im Dokumentengeschäft - 4 Schritte für mehr Sicherheit.
Der erste Vertrag mit Geschäftspartner:innen jenseits der deutschen Grenzen sollte nie ohne die Expertise von Berater:innen geschlossen werden. Die Außenhandelskammern unterstützen. Aber auch die Expert:innen der Hausbank sollten frühzeitig involviert werden. Mitunter vereinbaren Unternehmen Einzelheiten, die sie nicht erfüllen können. Dann können sie sich ihr Geld sparen. Denn Änderungen im Nachhinein sind selten möglich.
Sachbearbeiter:innen im Unternehmen brauchen in der Regel drei Jahre, bis sie sich in die Details des Außenhandels eingearbeitet haben. Erst dann haben sie genug Erfahrung, um sicher im Thema zu sein. Zumindest ein:e Mitarbeiter:in im Unternehmen sollte das notwendige Know-how mitbringen. Andernfalls: externe Expert:innen miteinbinden.
Weiterbildung und Unterstützung:
Gesetze und Vorschriften ändern sich, ebenso wie Gebühren, politische und wirtschaftliche Rahmenbedingungen im Partnerland. Außenhandels-Sachbearbeiter:innen im Unternehmen müssen sich daher up to date halten. Informationsquellen sind beispielsweise Außenhandelskammern, Fachanwält:innen, aber auch Trade-Finance-Spezialist:innen von Banken. So unterstützen beispielsweise die Expert:innen der HypoVereinsbank durch ein breites Angebotsspektrum: von Newslettern und Mustertexten über aktive Beratung und bei Bedarf einem Dokumentencheck bis hin zu Workshops im Unternehmen zusammen mit den für Dokumente zuständigen Sachbearbeiter:innen.